9 Tính năng mới của ChatGPT giúp bạn X2 hiệu suất công việc

ChatGPT đang dần vượt ra khỏi vai trò của một công cụ hỏi đáp thông thường để trở thành trợ lý AI có thể đồng hành xuyên suốt nhiều công việc khác nhau. Từ nghiên cứu, xử lý tài liệu, viết nội dung đến quản lý lịch trình, kết nối dữ liệu và tự động hóa quy trình, những nâng cấp mới đang giúp người dùng giảm đáng kể thời gian cho các thao tác lặp lại. Đáng chú ý, nhiều tính năng mới tập trung vào khả năng ghi nhớ ngữ cảnh, tái sử dụng dữ liệu và thực hiện công việc theo nhiều bước. Nếu biết tận dụng đúng cách, bạn có thể biến ChatGPT thành một trợ lý cá nhân phù hợp với cách làm việc của mình. Dưới đây là 9 tính năng nổi bật giúp tối ưu hiệu suất mà bạn không nên bỏ qua. Hãy cùng Sadesign tìm hiểu ngay!

Nâng cấp ChatGPT chính chủ

1. ChatGPT Work, biến AI thành trợ lý xử lý công việc

ChatGPT Work được thiết kế cho những nhiệm vụ phức tạp, cần thực hiện qua nhiều bước thay vì chỉ đưa ra một câu trả lời đơn lẻ. Người dùng có thể giao một mục tiêu lớn, sau đó AI tự nghiên cứu, phân tích thông tin, làm việc với tệp và ứng dụng được kết nối rồi tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh như báo cáo, bảng tính, bài thuyết trình hoặc tài liệu.

Điểm đáng chú ý là Work có thể duy trì ngữ cảnh trong suốt quá trình thực hiện. Bạn có thể theo dõi tiến độ, bổ sung yêu cầu, thay đổi hướng xử lý hoặc phê duyệt những hành động quan trọng. Với những công việc vốn phải chia thành hàng chục thao tác nhỏ, khả năng này giúp giảm đáng kể thời gian chuyển đổi giữa các công cụ.

Một số công việc có thể giao cho ChatGPT Work gồm:

• Nghiên cứu và tổng hợp thông tin.

• Phân tích nhiều tài liệu cùng lúc.

• Tạo báo cáo, bảng tính và bài thuyết trình.

• Làm việc với dữ liệu từ các ứng dụng được kết nối.

• Theo dõi và xử lý một dự án nhiều bước.

2. Custom Instructions cải tiến, thiết lập cách ChatGPT phản hồi

Nếu thường xuyên sử dụng ChatGPT cho công việc, việc phải nhắc lại phong cách viết, cách trình bày hoặc vai trò của AI trong mỗi cuộc trò chuyện có thể khá mất thời gian. Custom Instructions được cải tiến giúp người dùng thiết lập trước những nguyên tắc muốn ChatGPT tuân theo, từ giọng văn, định dạng cho đến cách xử lý yêu cầu. Khi kết hợp với Memory, trải nghiệm cá nhân hóa trở nên liền mạch hơn.

Điều này đặc biệt hữu ích với những công việc lặp lại. Chẳng hạn, người làm nội dung có thể thiết lập cách viết ưu tiên, người làm marketing có thể quy định cấu trúc bài, còn nhân viên văn phòng có thể yêu cầu câu trả lời luôn ngắn gọn và đi thẳng vào trọng tâm. Thay vì liên tục viết lại prompt nền, bạn có thể dành thời gian cho phần quan trọng nhất của công việc.

Custom Instructions phù hợp khi bạn muốn ChatGPT:

• Duy trì một giọng văn nhất quán.

• Tuân thủ cấu trúc nội dung cố định.

• Hiểu trước vai trò mà AI cần đảm nhiệm.

• Giảm số lần phải giải thích lại yêu cầu.

• Tạo kết quả đồng bộ giữa nhiều cuộc trò chuyện.

Nâng cấp ChatGPT chính chủ

3. File Library, lưu tài liệu để dùng lại bất cứ lúc nào

File Library giúp thay đổi cách người dùng làm việc với tài liệu trên ChatGPT. Các tệp được tải lên hoặc tạo trong ChatGPT có thể được lưu trong thư viện để tìm kiếm và sử dụng lại về sau, thay vì mỗi lần cần đến lại phải tải lên từ đầu. Library hiện hỗ trợ nhiều loại tệp như tài liệu, bảng tính, bài thuyết trình, PDF và hình ảnh.

Điểm tiện lợi nằm ở khả năng tái sử dụng tài liệu trong những dự án dài hạn. Một báo cáo, bảng dữ liệu hay bộ tài liệu tham khảo có thể trở thành nguồn thông tin dùng nhiều lần cho các cuộc trò chuyện khác nhau. Nhờ đó, quy trình làm việc trở nên liền mạch hơn, đặc biệt khi bạn thường xuyên phải xử lý cùng một nhóm tài liệu.

Thay vì:

Tải file → phân tích → thoát cuộc trò chuyện → tải lại file → làm tiếp, bạn có thể lưu tài liệu trong Library và nhanh chóng gọi lại khi cần. Đây là thay đổi nhỏ nhưng có thể tiết kiệm rất nhiều thao tác trong quá trình làm việc.

4. Scheduled Tasks, giao việc cho ChatGPT theo lịch

Scheduled Tasks đưa ChatGPT tiến thêm một bước từ công cụ phản hồi sang trợ lý có thể chủ động thực hiện công việc theo lịch. Người dùng có thể tạo tác vụ một lần hoặc định kỳ, chẳng hạn yêu cầu tổng hợp thông tin vào mỗi buổi sáng, nhắc việc hoặc kiểm tra một nội dung theo thời gian đã thiết lập.

Đặc biệt, các cập nhật mới cho phép Scheduled Tasks trong ChatGPT Work phản ứng với một số sự kiện từ ứng dụng được kết nối. Ví dụ, tác vụ có thể được kích hoạt khi có email Gmail mới, tin nhắn trong kênh Slack hoặc hoạt động liên quan đến pull request trên GitHub. Nhờ đó, AI có thể tham gia vào quy trình công việc thay vì chỉ chờ người dùng mở ChatGPT và đưa yêu cầu.

Bạn có thể tận dụng Scheduled Tasks cho những việc như:

• Tổng hợp tin tức theo ngày.

• Nhắc lịch và các đầu việc quan trọng.

• Theo dõi thông tin cần kiểm tra định kỳ.

• Tạo báo cáo theo lịch.

• Phản hồi một số sự kiện từ ứng dụng được kết nối.

5. Memory Sources, biết ChatGPT đang dựa vào thông tin nào

Memory ngày càng đóng vai trò quan trọng trong khả năng cá nhân hóa của ChatGPT. Với Memory Sources, người dùng có thể xem những nguồn thông tin nào đã góp phần tạo nên câu trả lời được cá nhân hóa, chẳng hạn thông tin từ các cuộc trò chuyện trước, bộ nhớ đã lưu hoặc Custom Instructions.

Tính năng này mang đến một điểm đáng giá: người dùng có thêm khả năng kiểm soát ngữ cảnh mà AI đang sử dụng. Nếu một thông tin đã cũ hoặc không còn phù hợp, bạn có thể kiểm tra và điều chỉnh thay vì để nó tiếp tục ảnh hưởng đến các câu trả lời sau. Điều này đặc biệt hữu ích khi ChatGPT được sử dụng lâu dài cho công việc, bởi dữ liệu cá nhân hóa càng nhiều thì việc kiểm soát nguồn thông tin càng quan trọng.

Memory Sources có thể giúp bạn:

• Biết thông tin nào đang được sử dụng để cá nhân hóa.

• Kiểm tra những dữ liệu liên quan đến câu trả lời.

• Điều chỉnh thông tin không còn chính xác.

• Hạn chế việc phải nhắc lại những yêu cầu quen thuộc.

6. Images with Thinking, tạo hình ảnh có khả năng suy luận tốt hơn

Images with Thinking tập trung vào một vấn đề thường gặp khi tạo hình ảnh bằng AI: hiểu đúng yêu cầu trước khi bắt đầu tạo. Thay vì chỉ chuyển prompt thành hình ảnh, mô hình có thể suy luận về bố cục, ngữ cảnh và các chi tiết cần xuất hiện để tạo kết quả phù hợp hơn với yêu cầu.

Điều này đặc biệt hữu ích với những prompt phức tạp có nhiều thành phần. Chẳng hạn, khi yêu cầu một poster chứa nhiều đối tượng, bố cục cụ thể hoặc văn bản cần đặt đúng vị trí, khả năng suy luận trước khi tạo có thể giúp giảm những lỗi thường thấy. Người dùng cũng có thể mô tả ý tưởng tự nhiên hơn thay vì phải học cách viết prompt quá chi tiết.

Với người làm nội dung, marketing hoặc thiết kế, tính năng này có thể hỗ trợ:

• Tạo hình minh họa cho bài viết.

• Phác thảo ý tưởng poster.

• Tạo hình ảnh sản phẩm.

• Thử nghiệm nhiều bố cục khác nhau.

• Chuyển ý tưởng bằng văn bản thành hình ảnh trực quan.

Nâng cấp ChatGPT chính chủ

7. Custom GPTs và Agent Skills, đóng gói quy trình thành trợ lý riêng

Một trong những cách hiệu quả để tăng năng suất là biến những công việc lặp đi lặp lại thành quy trình có sẵn. Custom GPTs cho phép xây dựng trợ lý chuyên biệt dựa trên hướng dẫn, dữ liệu và các công cụ được lựa chọn. Thay vì bắt đầu từ một cuộc trò chuyện trống, bạn có thể tạo một trợ lý đã hiểu nhiệm vụ và cách xử lý mong muốn.

Trong khi đó, Skills hướng đến việc biến các quy trình thường xuyên thành workflow có thể tái sử dụng. Bạn có thể mô tả từng bước của một nhiệm vụ, chuẩn hóa cách xử lý rồi sử dụng lại khi cần. Khi kết hợp Custom GPTs với Skills trong môi trường Work, những quy trình phức tạp có thể được chuẩn hóa để giảm thời gian hướng dẫn và hạn chế sự khác biệt giữa các lần thực hiện.

Ví dụ, một đội ngũ có thể xây dựng quy trình riêng cho:

• Viết và kiểm tra nội dung.

• Phân tích báo cáo.

• Chuẩn hóa dữ liệu.

• Tạo tài liệu theo mẫu.

• Xử lý các tác vụ lặp lại theo từng bước.

8. Projects và nguồn dữ liệu chung, giữ toàn bộ công việc trong một không gian

Projects giúp ChatGPT phù hợp hơn với những công việc kéo dài nhiều ngày hoặc nhiều tuần. Thay vì mỗi cuộc trò chuyện là một không gian độc lập, bạn có thể tập hợp các cuộc trò chuyện, tệp và hướng dẫn liên quan vào cùng một mục tiêu. Điều này giúp AI có thêm bối cảnh để hỗ trợ những dự án cần làm việc liên tục.

Các cập nhật gần đây còn cho phép bổ sung nguồn cho Project từ nhiều nơi, chẳng hạn ứng dụng được kết nối, cuộc trò chuyện hoặc nội dung văn bản. Người dùng cũng có thể lưu những câu trả lời hữu ích vào Project để biến chúng thành nguồn tham khảo cho công việc tiếp theo.

Với một dự án dài hạn, bạn có thể xây dựng không gian gồm:

• Tài liệu và dữ liệu tham khảo.

• Các cuộc trò chuyện quan trọng.

• Brief hoặc yêu cầu công việc.

• Những câu trả lời đã được chọn lọc.

• Hướng dẫn riêng cho dự án.

Nhờ đó, việc chuyển từ “hỏi AI từng việc” sang “làm việc cùng AI trong một dự án” trở nên tự nhiên hơn.

9. Google Drive trong Library, làm việc trực tiếp với dữ liệu quen thuộc

Google Drive được tích hợp sâu hơn vào Library, giúp người dùng có thể tìm và sử dụng các tệp từ Drive ngay trong ChatGPT nếu đã kết nối ứng dụng. Thay vì tải tài liệu về máy rồi đưa lên lại, bạn có thể tìm file từ Library, thêm vào cuộc trò chuyện hoặc sử dụng @mentions để gọi tài liệu trực tiếp.

Điểm đáng chú ý là ChatGPT có thể làm việc với Google Docs, Sheets và Slides trong quá trình xử lý. Người dùng có thể yêu cầu tóm tắt, phân tích, so sánh hoặc tạo nội dung mới dựa trên tài liệu. Với những người thường xuyên làm việc trên hệ sinh thái Google, việc rút ngắn khoảng cách giữa dữ liệu và AI có thể giúp tiết kiệm nhiều thời gian hơn trong ngày.

Một số cách khai thác thực tế gồm:

• Tóm tắt nhanh tài liệu dài trên Drive.

• So sánh nhiều tài liệu liên quan.

• Phân tích dữ liệu trong bảng tính.

• Tìm thông tin từ các tệp đã lưu.

• Làm việc với cả một thư mục tài liệu khi cần.

10. Kết luận

9 tính năng mới của ChatGPT cho thấy AI đang chuyển dần từ một công cụ trả lời câu hỏi thành trợ lý có khả năng tham gia trực tiếp vào quy trình làm việc. ChatGPT Work đảm nhiệm những nhiệm vụ nhiều bước, File Library giúp tái sử dụng tài liệu, Scheduled Tasks hỗ trợ tự động hóa theo lịch, còn Memory Sources và Custom Instructions giúp trải nghiệm được cá nhân hóa sâu hơn. Quan trọng nhất, hiệu suất không đến từ việc sử dụng càng nhiều tính năng càng tốt mà nằm ở cách bạn kết hợp chúng. Khi biết giao đúng việc cho AI, chuẩn hóa những quy trình lặp lại và xây dựng nguồn dữ liệu có hệ thống, ChatGPT có thể giúp bạn giảm đáng kể thời gian cho những thao tác thủ công. Đây chính là cách biến AI từ một công cụ hỗ trợ thành một “trợ lý số” thực sự đồng hành trong công việc mỗi ngày.

Nâng cấp ChatGPT chính chủ